Erinomainen tapahtuma – ja kuinka se tehdään

Kirjoittaja: Satu Morri-Niemelä

Käytännössä asiantuntijatapahtuman suunnittelu ja toteuttaminen ei kovinkaan paljon eroa muiden tapahtumien suunnittelusta. Jotta tapahtuma täyttää järjestäjän tavoitteet ja antaa arvoa osallistujilleen, on kuitenkin hyvä muistaa muutama asia.

Miten saavutat erinomaisen tuloksen ja jopa ylität odotukset?

Taustajärjestelyjen on tietenkin oltava huomaamattoman sujuvia.

Kaiken teknisen ja rakenteellisen kokoontumistilassa toimittava ohjelmasisällön kanssa kuin ajatus. Tärkein on kuitenkin sisältö, asiantuntijoille tarjottava tiedollinen arvo. Sisällön menestys onnistuu keskittymällä näihin kolmeen asiaan: kohderyhmä, aiheet ja esiintyjät. Kenelle, mitä ja miten.

1. kenelle? kohderyhmän valinta

Valitse kohderyhmä huolella. Jokainen osallistuja antaa aikaansa tapahtuman verran, ja tälle ajalle sinun tulee järjestäjänä ja kutsujana antaa riittävä arvo. Sen vuoksi kohderyhmän tunnistus ja rajaaminen on tapahtuman suunnittelussa ensimmäinen ja tärkeä tehtävä. Kohderyhmän valinta alkaa tapahtuman tavoitteista.  Tavoitellaanko enemmän myyntiä vai motivoidaanko henkilöstöä? Halutaanko voittaa uusia haasteita vai hallita toimialan uusia menetelmiä ja sääntöjä?

Kenet halutaan tähän mukaan? Ketkä ovat avainasemassa auttamassa tavoitteen saavuttamista? 

Kun tiedetään, kenelle tapahtuma tehdään, voidaan valita kohderyhmälle ja tavoitteisiin sopiva aihe ja vakuuttava Keynote-puheenvuoro.

2. mitä? huippuaiheet

Keskity tavoitteita tukeviin huippuaiheisiin, jotka ovat kohderyhmälle ajankohtaisia, uusia ja vievät osallistujia kohti parempaa asiantuntijuutta. Asiantuntijat seuraavat aikaansa ja kouluttautuvat jatkuvasti, älä aliarvioi heidän tarpeitaan ja aikaansa.  Asiantuntijatapahtuman tärkein anti on aineeton sisältö, osallistujille arvokas tieto.

Sisältö on tärkein. Sijainniltaan hyvä paikka, johon on mutkatonta saapua, ja jossa saa aamukahvin tai pääsee lounaalle, riittää. Jos paikka ja tarjoilut ovat hulppeita, mutta sisällön suunnittelussa on unohdettu kohderyhmän tarpeet tai järjestäjän tavoitteet, tai jätetty kertomatta puheenvuorojen pitäjille nämä samat asiat, on turha kutsua kiireisiä asiantuntijoita paikan päälle. Valitse siis kohderyhmän ja tavoitteiden mukainen sisältö. Kerro nämä raamit valitsemillesi puhujille hyvissä ajoin. Kohderyhmä ja tavoite auttavat puhujaa räätälöimään jokaisen puheenvuoronsa ainutlaatuiseksi juuri sinun tilaisuutta varten.

Täyttääkö sisältö kohderyhmien odotukset? Vastaako sisältö tavoitteita, joita kutsuja tapahtumalle asettaa?  Antaako sisältö arvoa kohderyhmän tapahtumaan käyttämiin työtunteihin? 

Valitse enintään kolme pääaihetta päivää kohti. Tai keskity yhden teeman monipuoliseen käsittelyyn. Pohdi aiheeseen eri näkökulmia, kysele johdolta tavoitteita, sidosryhmiltä ja asiakkailta vinkkejä. Toisaalta, jos tapahtuman tarkoituksena on herätellä ideanystyröitä, yhden päivän kokonaisuudessa voidaan Keynote-puheenvuorojen avulla esitellä useampia teemoja. 

3. Miten? vakuuttava puhuja

 Valitse esiintyjätaidoiltaan varmat ja osallistujaryhmälle sopivimmat puhujat. Kokeneet, ammattitaitoiset puhujat tuntevat oman aiheensa perinpohjaisesti. Heidän esiintymisensä on vakuuttavaa ja puheenvuoronsa sisältö kehittynyt erinomaiseksi. Jos kyseessä on vuosittain toistuva tapahtuma, tarkastele osallistujien palautetta ja toiveita. Minkätyyppinen esiintyjä tai puheenvuoro on jäänyt mieleen, ollut kuulemisen arvoinen? 

Mikäli tiedät aiheen vain suurpiirteisesti, voit jättää Keynote.fi -palvelussa avoimen tarjouspyynnön, jossa kerrot tavoitteista ja kohderyhmästä. Voit palvelussamme keskustella luottamuksellisesti puhujan kanssa mahdollisesta puheenvuorosta. Keynote.fi -puhujat osaavat kertoa sinulle ajankohtaisimmat näkökulmat, he myös kohdistavat jokaisen puheenvuoron tilaisuuteen sopivaksi.

Meiltä kysytään säännöllisesti, mitä tulee tietää, kun järjestää asiantuntijatapahtumaa. Kokosimme sinulle vinkkejä, joilla voit varmistua, että tapahtumasi täyttää sille asetetut asiantuntijasisällön tavoitteet. Voit lukea myös muut aihealueen kirjotuksemme.