kirjoittaja: Katja Nurmi
Tapahtuman järjestämisen edellytykset voivat nykymaailmassa muuttua yllättäen ja nopeasti, joten hybriditapahtumat tulevat luultavasti olemaan tulevaisuuden tapahtumien uusi normaali. Mutta mitä hybrididitapahtuma sitten tarkoittaa?
Hybriditapahtumaan voi osallistua yhtä hyvin paikan päällä ja verkossa
Tapahtuman järjestämisen edellytykset voivat nykymaailmassa muuttua yllättäen ja nopeasti, joten niihin on hyvä varautua järjestämällä tapahtumasi hybridinä. Hybriditapahtumat tulevat luultavasti olemaan tulevaisuuden tapahtumien uusi normaali. Mutta mitä hybrididitapahtuma sitten tarkoittaa?
Hybriditapahtuma yhdistelee fyysisen tapahtuman ja virtuaalitapahtuman osia pyrkien muodostamaan niistä yhtenäisen ja laadukkaan kokonaisuuden kaikille osallistujille. Hybriditapahtumaan voi osallistua yhtä hyvin ‘livenä’ paikan päällä kuin etänä verkossa. Perinteinen esimerkki tästä on televisioitu konsertti: osa yleisöstä on paikan päällä, osa seuraa lähetystä kotisohvalta televisiosta.
Hybriditapahtuman etuina joustavuus, ekologisuus sekä kasvanut potentiaali
Hybriditapahtuman etuihin kuuluu nimenomaan joustavuus, kun tilaisuus voidaan tarvittaessa siirtää pelkkään verkkototeutukseen. Yleisön määrääkään ei rajoita esim. esiintymispaikan tila, vaan verkkotapahtumassa yleisön määrää voidaan kasvattaa helposti. Myös puhujille osallistuminen voi olla entistä helpompaa erityisesti kiireisimpinä ajankohtina, kun puheenvuoron voi pitää verkon välityksellä.
Ekologisuus näkyy pienempänä hiilijalanjälkenä, kun etäosallistuminen vähentää matkustamista ja hiilidioksidipäästöjä.
Potentiaalia lisää myös mahdollisuus saada tapahtumalle korkeampi osallistumisaste, sekä laadukkaiden liidien löytäminen, kun kerää reaaliaikaisesti hyödyllistä dataa osallistujista. Tapahtumasta voi myös tehdä entistä elämyksellisemmän, kun tilavuokrien ja tarjoilujen osuus budjetista jää pienemmäksi.
Jos haluat, että hybriditapahtumasi on onnistunut, tulee etäosallistujille tarjota muutakin kuin vain perinteisen livetapahtuman striimaus verkkoon.
Kaikkien osallistujien läsnäolo tapahtumassa on yhtä arvokasta
On tärkeää järjestää hybriditapahtuma huolellisesti suunnitellen ja mahdollisuuksien mukaan ammattilaisten apua hyödyntäen, jotta sekä paikan päällä että etänä olevat osalistujat tulisivat huomioiduksi tapahtuman järjestelyissä tasapuolisesti.
Ohjelma ja sen juonto kannattaa huomioida niin, että se huomioi molemmat yleisöryhmät, etänä ja paikan päällä livenä osallistuvat. Toteutuksen kannalta stressittömintä voi olla toteuttaa juonto niin, että molemmille yleisöryhmille on oma juontajansa.
Mistä lisäarvoa osallistujille?
Verkostoituminen on perinteisesti ollut tapahtumissa tärkeä anti osallistujille, joten voit käyttää tekniikkaa avuksi ja tarjota virtuaalisen verkostoitumismahdollisuuden osallistujille. Esimerkiksi monessa webinaarialustassa on mahdollista tarjota etäosallistujille vapaan keskustelun mahdollistavia “taukohuoneita”.
Voit myös tarjota osallistujille online-verkostoitumismahdollisuuden erilaisten palveluiden avulla, tai vaikka yksinkertaisimmillaan luomalla oman LinkedIn-ryhmän osallistujia varten.
Kiinnostuitko hybriditapahtuman järjestämisestä? Ota yhteyttä, niin suunnitellaan sisältö yhdessä ja vinkkaamme suosituimpia toteuttajia.