kirjoittaja: Satu Morri-Niemelä

Meiltä kysytään säännöllisesti, mitä tulee tietää, kun järjestää asiantuntijatapahtumaa. Kokosimme sinulle vinkkejä, joilla voit varmistua, että tapahtumasi täyttää sille asetetut asiantuntijasisällön tavoitteet.

 

1. KÄYTÄ JUONTAJAA

Tapahtuman sujuvuuden ja vaikuttavuuden varmistaa juontaja, niin yleisön edessä ihmisten kokoontuessa samaan tilaan kuin myös kameroiden edessä virtuaalisessa livetilaisuudessa.

Yleisönä meistä on mukava valmistautua tulevaan ohjelmaan juontajan alustuksen avulla, juontajalta meidän on myös helppo kysyä yleisiä kysymyksiä tilaisuuteen liittyen, lisäksi koemme saman juontajan turvallisena ankkurina puhujien vaihtuessa päivän mittaan.

Hyvä juontaja saa yleisön pysymään tilaisuudessa mukana alusta loppuun. 

Juontajan avulla tilaisuutesi nousee tavanomaisesta puheenvuoropäivästä tasokkaaksi asiantuntijatapahtumaksi.

2. Hyödynnä henkilöitymistä

Kun tilaisuudelta halutaan vuorovaikutteisuutta, jotakin ainutlaatuisuutta, se onnistuu esimerkiksi henkilöitymisen kautta. Haluamme samaistua henkilöihin, seurata influenssereita ja kuulla ihmiseltä itseltään mielipiteet ja näkemykset.

Valitsemalla kokeneen asiantuntijapuhujan saat tapahtumaan vahvan läsnäolon voiman, jota myös karismaksi kutsutaan. Jokaisen asiantuntijapuhujan ei tarvitse olla säihkyvä ja lennokas, on aiheita, joista voi puhua mieleenpainuvasti vahvan kokemuksen ja ammatillisen osaamisen turvin.

Hyvä puhuja paitsi kertoo toivotun aiheen, myös jakaa kuulijoille henkilökohtaista osaamistaan ja kokemustaan. Näistä yhdessä syntyy hetkeen liittyvä ainutlaatuisuus, lämmin muistijälki.

 

3. Toteuta virtuaalitapahtuma reaaliajassa

Mitä tulee mainittuun henkilöitymiseen, se pätee toki myös virtuaalitapahtumissa, jotka eivät enää pandemian jälkeisessä maailmassa ole vähäpätöisempiä kuin paikkasidonnaiset yhteisille tulille kokoontumiset. Toki paikkakohtaisella tapahtumalla on henkilöiden kohtaamisiin liittyvät kiistattomat etunsa, mutta virtuaalisella livetapahtumalla voidaan vähemmällä kustannuksella saavuttaa suurempi yleisö ja laajempi maantieteellinen tavoitettavuus.

Reaaliajassa toteutettava virtuaalitapahtuma kerää osallistujat samaan aikaan yhteisen lähetyksen ja keskustelun äärelle.

Reaaliajassa toimiminen vahvistaa osallistujien sitoutumista aiheeseen ja profiloi tilaisuuden ainutlaatuiseksi.

Osallistujia kannattaa kiittää sitoutumisesta asiapitoisuudeltaan arvokkaalla sisällöllä ja hyvin moderoidulla keskustelulla. Virtuaalitapahtumassa huomiota tulee kiinnittää tekniseen toimivuuteen, sujuvaan ja mutkattomaan vuorovaikutukseen, mihin luetaan myös keskustelun ja kommenttikentän reaaliaikainen moderointi. 

Virtuaalitapahtuman suunnittelu ja ennakkomarkkinointi on hyvä tehdä huolella sillä osallistuneiden sitoutuneisuus on vahvaa. Virtuaalitapahtuman jälkimarkkinointi voi olla hyvinkin tuottoisaa, kun tapahtumakokemus ennakkomainonnasta, ilmoittautumisesta ja osallistumisesta on ollut myönteinen.

 

Oletko järjestämässä asiantuntijatapahtumaa? Keynote.fi -palvelun avulla löydät juuri sinun tapahtumaasi parhaiten sopivat vieraspuhujat tai ammattijuontajat.